Mitä kannattaa kertoa catering-kyselyssä, jotta juhlapöytään löytyy oikeasti toimivat tarjoilut?

Hyvä catering-kysely kertoo neljä asiaa: montako vierasta tulee, missä ja milloin tarjoillaan, mitä kukaan ei voi syödä ja millainen tilaisuus on. Kun nämä löytyvät viestistä, tarjoilut suunnitellaan oikean kokoisiksi ja oikeaan tahtiin. Me Herkkuleksella tarjoamme cateringia erikokoisiin tilaisuuksiin Suomenkylän levähdysalueelta, ja huomaamme, miten paljon yksi selkeä viesti nopeuttaa asioita. Romaania ei tarvitse kirjoittaa, muutama täsmällinen rivi riittää.

Catering-kysely alkaa vierasmäärästä, ajasta ja paikasta

Kirjoita vierasmäärä, vaikka se elää vielä. Arvio ja haarukka riittävät, esimerkiksi 20–25 henkeä ja lopullinen määrä selviää viikkoa ennen. Mainitse myös, onko mukana lapsia, sillä synttäreillä annoskoot ovat erilaiset kuin työporukan kokouksessa. Päivämäärä, kellonaika ja paikka kuuluvat samaan viestiin. Kokoushuone, kerhotila ja kotipiha vaativat kaikki vähän erilaiset tarjoilut.

Kerro myös, miten tilaisuus etenee. Seisova pöytä toimii eri tavalla kuin istuva ateria, ja jos ohjelmassa on puheita tai esitys, ruoka ei saa jäädä kylmenemään niiden ajaksi. Kirjoita, milloin vieraat haluavat syödä: heti saapuessaan, ohjelman jälkeen vai pitkin iltaa. Me ehdotamme tilanteeseesi sopivat tarjoilut, ja yksityiskohdat sovimme tilauksen yhteydessä.

Yksi lause ryhmän mausta auttaa enemmän kuin kymmenen tarkentavaa kysymystä.

Catering-kysely ja ruokavaliot: kirjoita ne heti näkyviin

Laita allergiat ja ruokavaliot viestin alkuun, älä loppuun. Laktoositon, gluteeniton, pähkinätön ja kasvisruoka ovat tavallisia toiveita. Kerro, onko kyse allergiasta vai mieltymyksestä, koska vakava allergia vaatii ruoan valmistukselta erityistä huolellisuutta. Allergia-, iho- ja astmaliitto kertoo ohjeessaan ravintoloille, mitä ristikontaminaatio tarkoittaa. Meillä on ruokalistalla kasvisruokia, ja erityisruokavaliot sovimme tilauksen yhteydessä.

Kerro sitten, mikä porukassa oikeasti uppoaa. Burgeriporukka, makkaran ystävät ja yksi kalaihminen? Meidän menussa on burgereita, makkaroita, pihvejä, broilereita, kebabeja, kylmäsavustettua lohta ja kasvisruokia, ja voit kirjoittaa viestiin, mitkä kiinnostavat. Yksi lause ryhmän mausta auttaa enemmän kuin kymmenen tarkentavaa kysymystä. Katsomme yhdessä, mitkä annokset sopivat cateringiin.

Mitä muuta juhlapöytä tarvitsee, jotta tarjoilut pelaavat?

Kirjoita, tarvitsetko pelkät ruoat vai myös pöydät ja tuolit. Meiltä saa vuokrakalusteita tapahtumiin, joten istumapaikat voi hoitaa samassa keskustelussa. Mainitse myös, onko tilassa keittiötä, sähköä ja pöytätilaa tarjoiluille. Toimitustavasta ja aikataulusta sovimme tilauksen yhteydessä, joten niitä ei tarvitse osata päättää ensimmäisessä viestissä.

Esimerkkiviesti työporukalle: ”Torstain palaveri klo 11.30, 15–18 henkeä, tarjoilu kokoushuoneessa, kaksi kasvissyöjää ja yksi gluteeniton.” Siinä on vierasmäärä, aika, paikka ja ruokavaliot yhdessä virkkeessä. Kun catering-kysely on tällainen, pääsemme heti suunnittelemaan itse tarjoilua. Jos vieraslista elää vielä, lue vinkit tekstistä miten valitset cateringin juhliin, kun lista elää viime metreille asti.